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Cómo organizar los documentos de una empresa

Cómo organizar los documentos de una empresa
15/01/2021 | Categoría: Organización de Oficina

¿Sabes cómo organizar los documentos de una empresa de la manera más clara, tanto en digital como en físico? Te contamos cómo conseguirlo.

Estanterías repletas de archivadores y papeles guardados aquí y allá. Cuando necesitas encontrar alguno, ¿dónde estará? El fondo de escritorio del ordenador también repleto de decenas de archivos y documentos con nombres repetidos. Carpetas con subcarpetas y, dentro, más carpetas.

Llega la hora de la verdad y necesitas revisar una factura o encontrar un contrato. Suenan las alarmas. ¿Dónde está? ¿Dónde lo guardé?

Probablemente esta situación te suene y, desgraciadamente, la hayas vivido en tus propias carnes. ¡Es hora de ponerle fin! Hoy te vamos a explicar cómo organizar los documentos de una empresa de la manera más sencilla, con la que conseguirás trabajar de manera más efectiva y productiva. ¡Comenzamos!

Cómo organizar los documentos digitales de una empresa

Las nuevas tecnologías nos han permitido la informatización de gran parte de la documentación de cualquier empresa o negocio… ¿Pero cómo organizar los documentos de una empresa en un ordenador para que no reine el caos?

Ordena por proyectos o clientes

Para las empresas que cuentan con numerosos proyectos o clientes, la mejor forma es crear un archivo para cada uno de ellos. Así, cuando queramos recabar alguna información sobre dicho cliente, únicamente tendremos que ir a su carpeta para encontrarlo fácilmente.

Crea una estructura de subcarpetas para dividir los archivos: propuestas, dossieres, facturas, recibos… ¡Será mucho más sencillo encontrar lo que buscas!

Archivar lo que ya no uses

Es común que vayamos arrastrando en las mismas carpetas documentos de años anteriores que ya no usamos con la misma regularidad.

Para mantener el orden y evitar la acumulación, es imprescindible ir archivando esta serie de documentos. Lo podemos hacer en una carpeta de archivo diferente que esté separada por años: 2018, 2019, 2020… Puedes almacenarlos en el propio ordenador o incluso en un disco duro externo para que no ocupe espacio.

Organizar desde el principio

A la hora de saber cómo organizar los documentos de una empresa, debemos tener claro que la clave es comenzar desde el primer momento y no confiar en el “ya lo haré”.

Por eso, si creas un nuevo documento, guárdalo directamente en su carpeta correspondiente y no lo dejes en el escritorio pensando en que ya lo harás en otro momento. Porque ahí va un secreto: ese momento casi nunca llega…

Mantén el escritorio despejado

El fondo de escritorio de cualquier ordenador es tierra de nadie. Por norma general ahí es donde acumulamos todo tipo de documentos que, como veníamos comentando antes, o guardamos ahí por pereza o porque no sabíamos dónde hacerlo.

Ante todo, evítalo. Encender un ordenador y encontrarse con un escritorio saturado y caótico es una de las peores sensaciones que puede haber. Deja en el escritorio únicamente las carpetas necesarias y guarda en ellas cada uno de los documentos sueltos.

 

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Cómo organizar los documentos físicos de una empresa

Montañas de papeles por todas partes. Archivadores a rebosar y sin saber qué contiene cada uno de ellos… Organizar los documentos de una empresa también se hace esencial para aquellas hojas, carpetas o documentos físicos.

¿Cuáles son las claves que debes seguir para mantener el orden?

Organiza los documentos de una empresa por carpetas

Las carpetas o archivadores serán nuestros grandes aliados a la hora de mantener la organización.

Para ello, puedes organizar las carpetas por el tipo de documento que contiene (facturas de proveedores, facturas de clientes, pedidos, albaranes…) o por cliente.

Ordénalas de forma numérica y rotula en el exterior del archivador cuál es su contenido para que de un primer vistazo puedas localizarlo. También te será útil una organización por colores, de forma que, por ejemplo, cada color de las carpetas pertenezcan a un cliente diferente.

Archiva los documentos pasados

Igual que comentábamos sobre cómo organizar los documentos de una empresa en un ambiente digital, archiva en una carpeta separada los documentos de años pasados que ya no necesites.

Estos archivos puedes almacenarlos en una estantería diferente o en las baldas de más difícil acceso, pues será muy rara la ocasión en la que tengas que recurrir a ellos. Destina las baldas más accesibles a las carpetas de más uso.

Ayúdate del mobiliario para organizar los papeles de tu empresa

El mobiliario con el que contemos será imprescindible para mantener el orden en cualquier empresa.

Opta por librerías para guardar las carpetas que más a mano necesites tener, y puedes usar armarios metálicos con puertas, por ejemplo, para almacenar aquellos archivos de años pasados. Además, opta por amarios con cerradura para poder dejar bajo llave los documentos más importantes o delicados.

 

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Ya conoces las claves sobre cómo organizar los documentos de una empresa… ¡Ahora toca ponerlas en práctica! Si quieres contar con un mobiliario que se adapte a ti y a tus necesidades de almacenamiento, en MC Mobiliario Comercial te ayudamos con la organización. Somos especialistas en mobiliario de oficina para que puedas sacarle el máximo partido. ¿Quieres consultarnos? ¡Estaremos encantados de atenderte!